Réflexions d'un traducteur

5 bonnes habitudes pour réduire le risque d’impayé 8 juin 2010

Les retards de paiement et les impayés sont la bête noire des traducteurs indépendants et, plus généralement, de tout professionnel indépendant.

Bien que ne garantissant pas le paiement de vos prestations, ces quelques règles de base contribuent grandement à réduire le risque de mauvaise surprise.

 1. Obtenir les coordonnées complètes du client

Ne jamais accepter une mission tant que l’on ne dispose pas des coordonnées complètes du client (raison sociale, adresse complète, numéros de téléphone et de fax, ainsi que le nom du chef de projet et son adresse e-mail). Il est également utile d’obtenir les coordonnées du service comptable du client (au minimum, l’adresse e-mail de la personne chargée du paiement des traducteurs). Normalement, toutes ces informations doivent figurer sur le bon de commande qui vous est envoyé (car, rassurez-moi, vous ne travaillez jamais sans bon de commande ??!!). Il peut être utile de faire une recherche croisée sur Internet afin de vérifier l’exactitude des informations fournies.

2. Se méfier comme la peste des adresses e-mail gratuites (Yahoo, Hotmail, Gmail, etc.)

Bien que tous les clients ne possèdent pas un domaine (je pense notamment aux particuliers), il est extrêmement suspect qu’une agence de traduction ou une entreprise ne possède pas une vraie adresse professionnelle. Une telle situation doit déclencher un signal d’alarme dans votre esprit. Idem pour les adresses physiques n’indiquant qu’une boîte postale… En cas de problème, il est très ennuyeux de n’avoir qu’un bureau de poste comme correspondant.

3. Ne pas céder à la pression

Ne jamais accepter une mission à la hâte, notamment si l’on ne dispose pas des coordonnées du client. Aucun travail n’est urgent au point que le donneur d’ordre ne puisse pas prendre trente secondes pour vous envoyer les informations dont vous avez besoin pour qualifier sa demande. D’autre part, vous devez prendre le temps de regarder les documents qui vous sont soumis. Tout le monde a déjà entendu des phrases du genre « Il ne s’agit que de deux pages très simples » alors qu’il s’agissait d’un rapport technique extrêmement pointu d’une dizaine de pages.

4. Mener sa petite enquête

Il existe un grand nombre de sources d’information sur Internet pour qui veut s’informer sur les pratiques de paiement de telle ou telle agence de traduction (le BlueBoard de Proz, la liste Payment Practices de notre collègue Ted Wozniak, etc.). Vous pouvez également demander à vos collègues s’ils ont déjà eu l’occasion de travailler avec l’agence. Une simple recherche sur Internet peut également fournir de nombreuses informations utiles. A ce sujet, si quelqu’un a des informations pour s’informer sur les pratiques de paiement des clients directs, je suis preneur.

5. Convenir des modalités d’exécution de la mission avant de commencer le travail (et par écrit, s’il vous plaît)

Toutes les modalités pratiques de la mission doivent être définies par écrit avant de commencer le travail. Les délais, les éléments livrables, les instructions particulières, les tarifs, les délais de paiement, etc. doivent tous être définis en amont et être résumés dans un bon de commande (ou, au minimum, un e-mail). Les choses doivent être claires dès le départ. Un écrit permet d’éviter toute contestation ultérieure (n’oubliez pas, les paroles s’oublient, les écrits restent).

Au-delà de ces quelques recommandations, quelques règles de bon sens : bien respecter les instructions fournies par le client, envoyer promptement sa facture une fois la traduction livrée, ne pas hésiter à s’informer de la date estimée de paiement quelques jours avant l’échéance de la facture (il n’est jamais vain de rappeler au client qu’il va bientôt devoir vous régler), ne pas laisser traîner les choses si rien n’arrive le jour J, etc.

Ces quelques règles ne garantissent pas un paiement en temps et en heure, mais elles ont au moins le mérite de réduire considérablement le risque.